SOC 2 Certificering: Veiligheid en Betrouwbaarheid garanderen van uw SaaS-dienst?

Het SOC 2-traject kent drie fasen:

1. Nulmeting: Hier wordt de scope van de audit bepaald en afgestemd met de opdrachtgever. Het SOC 2-framework is ontwikkeld door het American Institute of CPAs (AICPA) en geldt als een service organization control framework dat specifiek is ontworpen om aan te tonen dat een serviceorganisatie de juiste controlemaatregelen heeft getroffen voor databeveiliging en gegevensverwerking. Tijdens deze fase worden ook de relevante trust service criteria, principes en aandachtspunten vastgesteld, en wordt gekeken naar de gebruikte systemen en technologieën, waarbij het belangrijk is dat deze geen gegevens opslaan op externe servers om de privacy te waarborgen.

2. SOC 2 Type 1: De eerste beoordeling, waarin de opzet en het bestaan van controlemaatregelen worden geëvalueerd op een bepaald moment. Auditors, waaronder externe auditors, evalueren de controlemaatregelen en voeren een risicobeoordeling uit. Zij geven na afloop een verklaring af waarin wordt bevestigd of het bedrijf voldoet aan de gestelde eisen. Hierbij is het essentieel dat persoonlijke informatie en gegevens die als gevoelig beschouwd worden, alleen toegankelijk zijn voor een bepaalde groep personen en dat controle op ongeautoriseerde gebruikers plaatsvindt.

3. SOC 2 Type 2: Een diepgaandere beoordeling van de effectieve werking van deze controlemaatregelen in de praktijk over een langere periode. Deze fase heeft betrekking op de monitoring en controleactiviteiten die gedurende de auditperiode plaatsvinden. Het is van belang dat gegevens tijdig en correct worden verwerkt, en dat monitoring van gegevensverwerking en controle op ongeautoriseerde gebruikers continu wordt uitgevoerd. Rapportage is hierbij cruciaal, waarbij verschillende verklaringen (Type 1 en Type 2) kunnen worden afgegeven. Leveranciers kunnen met deze verklaringen aantonen dat hun bedrijf voldoet aan de SOC 2-eisen, wat voor klanten een belangrijk vertrouwensteken is. De volgende fasen van het SOC 2-traject omvatten het continu evalueren van controlemaatregelen, het beoordelen van principes, het uitvoeren van controleactiviteiten en het waarborgen van compliance met de vijf criteria van de trust service criteria.

Inleiding tot SOC 2

SOC 2 is een internationaal erkend framework waarmee serviceorganisaties kunnen aantonen dat zij voldoen aan de vijf trust services criteria: beveiliging, beschikbaarheid, verwerkingsintegriteit, vertrouwelijkheid en privacy. Deze criteria zijn van cruciaal belang voor het waarborgen van de veiligheid, integriteit en vertrouwelijkheid van klantgegevens binnen it systemen. Hoewel SOC 2 niet wettelijk verplicht is, wordt het in de praktijk steeds vaker als norm gezien door organisaties die betrouwbare partners zoeken voor het verwerken van gevoelige informatie.

Een SOC 2-audit wordt uitgevoerd door een externe auditor, die beoordeelt of de organisatie voldoet aan de gestelde normen en of de interne controles effectief zijn ingericht. Door te voldoen aan de trust services criteria, laat een organisatie zien dat zij de bescherming van klantgegevens serieus neemt en het vertrouwen van klanten en partners waard is. Dit is essentieel in een tijd waarin informatiebeveiliging en het voorkomen van ongeautoriseerde toegang tot vertrouwelijke gegevens steeds belangrijker worden.

Soorten SOC-rapporten

Binnen SOC 2-rapporten zijn er twee soorten rapporten die elk een ander aspect van de interne controles van een serviceorganisatie belichten. Het SOC 2 Type I-rapport richt zich op de opzet en het bestaan van de beheersmaatregelen op een specifiek moment. Dit rapport geeft inzicht in hoe de organisatie op dat moment voldoet aan de trust services criteria en welke maatregelen zijn getroffen om bijvoorbeeld vertrouwelijkheid en beschikbaarheid te waarborgen.

Het SOC 2 Type II-rapport gaat een stap verder en beoordeelt de effectiviteit van deze controles over een langere periode, meestal twaalf maanden. Dit type rapport is vooral waardevol voor organisaties die willen aantonen dat hun processen en beheersmaatregelen niet alleen goed zijn ingericht, maar ook daadwerkelijk werken in de praktijk.

Beide soorten SOC-rapporten zijn belangrijk voor het identificeren van risico’s, het beheren van uitbestede processen en het waarborgen van de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie, zoals persoonlijk identificeerbare informatie en intellectueel eigendom. Een gecontroleerd proces en heldere beheersmaatregelen zijn essentieel om te voldoen aan de trust services criteria en het vertrouwen van klanten te behouden. Door te kiezen voor het juiste type SOC 2-rapport, kan een serviceorganisatie aantonen dat zij een betrouwbare partij is die zorgvuldig omgaat met klantgegevens en gevoelige informatie.

Trust Services Criteria: Welke Zekerheden Wil Uw Klant? 

De SOC 2-standaard is gebaseerd op de Trust Services Criteria, die bestaan uit vijf criteria. Elk van deze vijf criteria is gebaseerd op specifieke principes die de basis vormen voor het beoordelen en ontwerpen van interne controles en beveiligingsnormen. De vijf criteria zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:

1. Security (Beveiliging): Bescherming tegen ongeautoriseerde toegang en aanvallen.

2. Availability (Beschikbaarheid): Beschikbaarheid van de dienst volgens afspraken.

3. Confidentiality (Vertrouwelijkheid): Beveiliging van vertrouwelijke informatie.

4. Processing Integrity (Verwerkingsintegriteit): Juiste, volledige en tijdige verwerking van gegevens is essentieel om de integriteit van de verwerking te waarborgen.

5. Privacy: Beveiliging en verwerking van persoonsgegevens.

Elk criterium heeft betrekking op een specifiek aspect van de dienstverlening en is gekoppeld aan relevante principes. Controleactiviteiten en monitoring zijn essentieel om te waarborgen dat aan deze criteria wordt voldaan. Het criterium Security is verplicht voor elk SOC 2-onderzoek. De andere vier criteria zijn optioneel en kunnen worden gekozen op basis van de dienst en de behoeften van uw klant. Biedt u bijvoorbeeld een online wachtwoordkluis aan? Dan zal de klant vertrouwen willen hebben dat Confidentiality zorgvuldig getoetst is. Levert u een dienst waarbij de beschikbaarheid van groot belang is, dan zal Availability belangrijk zijn om op te nemen in het SOC 2-rapport. Het evalueren van de principes en aandachtspunten is belangrijk bij het kiezen van de juiste criteria voor uw organisatie.

Uw Organisatie Voorbereiden op een SOC 2 Audit: De 10 Stappen 

De voorbereidingen op een SOC 2-audit kunnen intensief zijn. Onderstaande tien stappen helpen u om uw organisatie goed voor te bereiden:

1. Bepaal de Scope: Definieer welk systeem en welke criteria binnen de audit vallen. Verplaats u hierbij in de behoeften van uw klant. De vijf criteria van de trust service criteria vormen de basis voor het service organization control framework.

2. Begrijp de Criteria: Lees en interpreteer de criteria grondig, en koppel de juiste beheersmaatregelen aan elk criterium. Het evalueren van de principes en aandachtspunten van de trust service criteria is essentieel om te waarborgen dat uw organisatie aan de eisen voldoet.

3. Schrijf Wat U Doet en Doe Wat U Schrijft: Leg het formele beleid en processen vast, en zorg dat de organisatie zich hieraan houdt.

4. Creëer Bewustzijn: Zorg ervoor dat alle medewerkers het belang van veilige werkwijzen begrijpen en naleven.

5. Maak Het Controleerbaar: Leg acties, overleggen en controles vast in notulen, verslagen of tickets, zodat deze te verifiëren zijn. Controleactiviteiten, monitoring en rapportage zijn belangrijk om aan te tonen dat het bedrijf voldoet aan de eisen van het SOC 2-framework.

6. Maak Een Systeembeschrijving: Beschrijf het systeem, bestaande uit organisatie, beleid, processen, procedures, systemen en beheersmaatregelen, beknopt en to the point, zonder gevoelige informatie prijs te geven. Risicobeoordeling, controle en het gebruik van systemen die geen gegevens opslaan op externe servers zijn belangrijk voor compliance.

7. Doe Zelf Een Interne Audit: Doorloop vooraf een interne audit om eventuele hiaten te ontdekken. Auditors en externe auditors beoordelen de controlemaatregelen en geven verklaringen af over de naleving van de trust service criteria.

8. Volg Aanbevelingen Uit Eerdere Audits Op: Evalueer aanbevelingen uit eerdere audits en onderbouw uw keuzes. Leveranciers en hun compliance met SOC 2 zijn belangrijk voor klanten; leveranciers kunnen aantonen dat hun bedrijf voldoet aan de eisen door het behalen van een verklaring.

9. Leg Een Dossier Aan: Verzamel relevante documentatie en bewijsstukken per criterium in een digitaal dossier. Het dossier moet ook informatie bevatten over de verwerking van persoonlijke informatie, gevoelige informatie die als gevoelig beschouwd wordt, en deze mag alleen toegankelijk zijn voor een bepaalde groep personen.

10. Plan En Organiseer Interviews: Zorg ervoor dat verantwoordelijken beschikbaar zijn voor interviews en walkthroughs tijdens de audit. Interviews kunnen worden gebruikt om te controleren of ongeautoriseerde gebruikers geen toegang hebben tot systemen waarin gegevens worden verwerkt.

Trust Services Criteria kiezen: Meer Criteria, meer Werk 

Het selecteren van criteria binnen SOC 2 is niet alleen een strategische keuze, maar bepaalt ook de inspanning die nodig is. Het kiezen van criteria gaat gepaard met aandachtspunten, zoals het evalueren van de onderliggende principes en het vaststellen van de juiste scope met betrekking tot de trust service criteria. Security vereist meestal de meeste aandacht en inspanning. Criteria zoals Availability en Confidentiality zijn relatief lichter, terwijl Processing Integrity en Privacy extra werk en documentatie met zich meebrengen. Controleactiviteiten, monitoring en rapportage zijn belangrijk om aan te tonen dat het bedrijf voldoet aan de trust service criteria. Auditors en externe auditors beoordelen de gekozen criteria en geven verklaringen af over de naleving. Leveranciers en hun compliance met SOC 2 zijn belangrijk voor klanten; leveranciers kunnen aantonen dat hun bedrijf voldoet aan de eisen door het behalen van een verklaring. De vijf criteria van de trust service criteria vormen de basis voor het service organization control framework, ontwikkeld door het American Institute of CPAs. Het is belangrijk dat systemen die worden gebruikt geen gegevens opslaan op externe servers, om de privacy van persoonlijke informatie te waarborgen. Gevoelige informatie die als gevoelig beschouwd wordt, mag alleen toegankelijk zijn voor een bepaalde groep personen en moet beschermd worden tegen ongeautoriseerde gebruikers. Risicobeoordeling, controle en tijdige gegevensverwerking zijn essentieel voor compliance. Het is belangrijk om de criteria in overleg met uw auditor te kiezen, zodat het rapport zowel relevant als haalbaar is.

Conclusie: Wat heeft uw klant nodig? 

Bij het doorlopen van een SOC 2-traject is het cruciaal om de vragen van uw klanten centraal te stellen. Welke zekerheden zoeken zij, en wat moet de audit uw klanten vertellen over uw dienstverlening? Door deze vragen te beantwoorden, zorgt u voor een gericht en waardevol SOC 2-rapport dat niet alleen aan de normen voldoet, maar ook vertrouwen wekt bij klanten. 

Heeft u ondersteuning nodig bij de voorbereiding op uw SOC 2 audit? Neem gerust contact op met een van onze SOC 2 specialisten. Wij helpen u graag verder.