De Uitdaging: Meerdere Klanten, Meerdere Audits, Eén Wens voor Regie
Als leverancier van pensioenportalen met DigiD-aansluitingen voor meerdere klanten, liep Idella tegen een praktisch probleem aan. Kees Wiegel, Manager team Pension Communication Development bij Idella, schetst de situatie: "In het verleden moesten wij voor meerdere klanten meerdere DigiD-trajecten doorlopen." Dit leidde tot een versnipperd proces waarbij planning en uitvoering lastig te coördineren waren.
De wens was helder: zelf een DigiD-audit laten uitvoeren op het eigen platform en klanten vervolgens voorzien van een TPM-verklaring (Third Party Mededeling). Hiermee zou Idella de regie over de planning terugkrijgen en de auditwerkzaamheden centraal en efficiënter kunnen vormgeven.
De Oplossing van 2-Control: Persoonlijk, Pragmatisch en Dichtbij
Bij het zoeken naar een geschikte auditpartner had Idella duidelijke criteria. Een DigiD-audit vereist een bij Norea aangesloten auditor, maar daarnaast zocht Idella een partij in de buurt van hun kantoor in Gouda. Belangrijker nog was de voorkeur voor een persoonlijke en pragmatische aanpak. Kees is daar helder over: "Wij hadden een sterke voorkeur om niet bij één van de grote auditkantoren terecht te komen, omdat wij houden van een persoonlijke en pragmatische aanpak."
Na een kennismaking met 2-Control was het gevoel direct goed. De combinatie van inhoudelijke expertise, korte lijnen en een pragmatische werkwijze sloot naadloos aan bij de cultuur van Idella.
Het Proces: Slim Onderscheid tussen Generiek en Klantspecifiek
De samenwerking werd vanaf het begin gestructureerd aangepakt. Na de kennismaking werd samen een plan opgesteld dat het audittraject opsplitste in twee delen:
Een generiek deel: Dit omvat de centrale processen en techniek van het Idella-platform. Dit deel kan Idella centraal aanpakken, ongeacht het aantal klanten.
Een klantspecifiek deel: Hierin wordt per klant gekeken naar de specifieke inrichting en contractuele afspraken. Dit vereist maatwerk per klantrelatie.
Door dit onderscheid te maken, werd het doel van efficiënter werken direct behaald. Het platform hoeft slechts één keer geaudit te worden, waarna per klant alleen de specifieke aspecten worden beoordeeld.
De Investering: Intensieve Start, Soepel Vervolg
Het eerste jaar vergde een aanzienlijke investering in tijd en afstemming. Kees licht toe: "Het eerste jaar was het erg veel werk om ons platform en wat wij doen goed uit te leggen." Maar 2-Control maakte goede notities en bouwde een gedegen kennisbasis op. In de opvolgende jaren wist het team van 2-Control nog genoeg van de context, waardoor de focus kon verschuiven naar inhoudelijke productontwikkelingen en wijzigingen ten opzichte van voorgaande jaren.
Inmiddels is het proces gestroomlijnd: de voorbereiding en afhandeling kosten Idella circa twee weken per jaar, waarvan de daadwerkelijke audit slechts twee werkdagen in beslag neemt.
De Deskundigheid: Prettige Samenwerking met de Juiste Vragen
Over de samenwerking met 2-Control is Kees duidelijk positief: "Het zijn prettige mensen om mee samen te werken, met een goede kennis van het onderwerp. Daarnaast stellen zij de juiste vragen om een volledig beeld te kunnen vormen." Die combinatie van inhoudelijke deskundigheid en het vermogen om de juiste dingen boven tafel te krijgen, zorgt ervoor dat de audit elk jaar een compleet en betrouwbaar beeld oplevert.
De Resultaten: Tijdige Rapportages en Tevreden Klanten
De samenwerking met 2-Control levert Idella jaar na jaar concrete en waardevolle resultaten op:
Tijdige DigiD-audits: Elk jaar wordt de audit op tijd afgerond, wat cruciaal is gezien de strikte deadlines.
TPM-verklaringen voor klanten: Dankzij de tijdige rapportages kan Idella haar klanten, de aansluithouders voorzien van de TPM-verklaring die zij nodig hebben voor hun eigen jaarlijkse auditverplichting.
Efficiëntie en regie: Door de centrale aanpak heeft Idella volledige controle over de planning en uitvoering van de DigiD-audits, in plaats van afhankelijk te zijn van meerdere losse trajecten per klant.
Waarom Idella voor 2-Control Kiest
De keuze voor 2-Control is geworteld in wat Idella zocht en ook vond: een deskundige partner met een persoonlijke en pragmatische aanpak, die in staat is om complexe audittrajecten efficiënt en gestructureerd te begeleiden. De korte lijnen, de opgebouwde kennis van het platform en de prettige samenwerking maken dat Idella jaar na jaar met vertrouwen het audittraject ingaat.
Kees Wiegel vat de samenwerking samen in één quote:
"Dankzij de efficiënte werkwijze en TPM-verklaringen van 2-Control hebben wij de volledige controle over onze DigiD-audits en planning."
Conclusie
Wat begon als een zoektocht naar meer regie en efficiëntie in het DigiD-auditproces, resulteerde in een structurele en waardevolle samenwerking met 2-Control. Door de slimme opsplitsing in generieke en klantspecifieke auditonderdelen, gecombineerd met de deskundige en pragmatische begeleiding van 2-Control, heeft Idella haar auditproces getransformeerd. Klanten worden tijdig voorzien van de benodigde TPM-verklaringen, de interne belasting is geminimaliseerd en de kwaliteit van de audits is consistent hoog. Een partnerschap waarin persoonlijke aandacht en professionele scherpte hand in hand gaan.
