De Uitdaging: Aantoonbare Zekerheid Bieden in een Veeleisende Markt
In een markt waar data-integriteit en operationele betrouwbaarheid cruciaal zijn, zocht Rotaform naar een manier om haar klanten onafhankelijk getoetste zekerheid te bieden. De belangrijkste drijfveren waren:
-
Managementwens: De directie van Rotaform wilde een duidelijke en controleerbare structuur voor alle processen.
-
Klantvertrouwen: Het kunnen overleggen van een SOC 2-rapport biedt klanten een sterk gevoel van vertrouwen wat een goede basis voor de samenwerking is .
-
Diepgaande Borging: Rotaform zocht een verklaring die dieper gaat dan standaardcertificeringen zoals ISO 27001, met een scope die de gehele organisatie omvat en minder ruimte laat voor interpretatie. De overstap van een ISAE 3402 (financieel gericht) naar een SOC 2 Type 2 was een bewuste keuze om een breder scala aan controles en processen te adresseren.
De Oplossing van 2-Control: Expertise en een Gestructureerd Traject
Hoewel de initiële keuze voor 2-Control al enkele jaren geleden werd gemaakt, heeft Rotaform de samenwerking volmondig voortgezet. De aanpak van 2-Control kenmerkte zich door:
-
Gefaseerde Aanpak: Het SOC 2-traject wordt gestructureerd aangepakt, beginnend met een meerjarenplan. Per jaar wordt de scope bepaald en worden de benodigde controles en bewijsstukken geïdentificeerd.
-
Duidelijke Planning: Ondanks de complexiteit en de afhankelijkheid van interne processen bij Rotaform, biedt 2-Control een duidelijke planning en deadlines. Dit helpt Rotaform om intern de benodigde informatie tijdig te verzamelen.
-
Digitale Ondersteuning: 2-Control maakt gebruik van een digitale omgeving waarin precies staat aangegeven welke informatie Rotaform moet aanleveren. Dit vergemakkelijkt het proces en de interne coördinatie bij Rotaform.
-
Deskundigheid: Rotaform roemt met name de expertise en betrokkenheid van Arno (2-Control): "Hij is heel gemotiveerd en heel geïnteresseerd. Hij weet waar hij het over heeft en als hij een bepaald onderwerp niet weet, dan verdiept hij zich daar ook zodanig in dat hij het wel weet. Hij kan heel goed meepraten over hoe wij werken."
Het Proces: Een Intensieve Samenwerking
Het SOC 2-traject, zeker het eerste jaar, wordt als intensief ervaren. Het vergt een aanzienlijke tijdsinvestering van Rotaform om alle benodigde informatie te verzamelen en processen af te stemmen. Rotaform geeft aan: "Het eerste jaar is best heftig, want dan moet je alles nog beschrijven op een manier dat dit getoetst kan worden." In de daaropvolgende jaren wordt dit proces soepeler, omdat voortgebouwd kan worden op de reeds gevestigde basis.
De samenwerking is er een van geven en nemen. Hoewel deadlines soms een uitdaging vormen, zowel intern bij Rotaform als incidenteel bij 2-Control, wordt constructief naar oplossingen gezocht. De open communicatie en wederzijds begrip zijn hierin essentieel.
De Resultaten: Een Waardevol Rapport en Behoud van Klanten
De samenwerking met 2-Control levert Rotaform jaarlijks een concreet en waardevol resultaat op:
-
Een Gedegen SOC 2-Rapport: Dit rapport is het tastbare bewijs van Rotaform's inspanningen en biedt de gewenste zekerheid aan klanten.
-
Versterkt Klantvertrouwen: Het kunnen overleggen van het SOC 2-rapport toont aan dat Rotaform een betrouwbare partner is. Rotaform stelt: "Als wij daarmee een SOC 2-rapport kunnen aanbieden, dan krijgt de klant een duidelijk beeld van Rotaform wat vertrouwen schept."
-
Continuïteit: "Het mooiste bewijs is, dat wij langdurig voor vele grote klanten de dienstverlening mogen uitvoeren," aldus Rotaform, wat de waarde van het rapport en de onderliggende processen onderstreept.
Waarom Rotaform voor 2-Control Kiest
De keuze om de samenwerking met 2-Control voort te zetten is gebaseerd op meerdere factoren:
-
Bewezen Expertise: De deskundigheid en het vermogen van 2-Control om zich te verdiepen in de specifieke context van Rotaform worden hoog gewaardeerd.
-
Gestructureerde Aanpak: De heldere, gefaseerde methodiek en de ondersteunende digitale tools helpen Rotaform het complexe auditproces te managen.
-
Prettige Samenwerking: Ondanks de uitdagingen die inherent zijn aan een dergelijk traject, wordt de samenwerking als positief en constructief ervaren. "We zijn blijven hangen bij 2-Control. Ja, dat zegt ook genoeg toch?"
Rotaform vat de waarde van 2-Control samen in een eerder gegeven quote:
‘’Voor onze jaarlijkse SOC2 verklaring maken wij dankbaar gebruik van de professionele inzet van 2-Control. Het praktische inzicht en het meedenken maken dit steeds tot een prettige en succesvolle audit.’’
Conclusie
De SOC 2-audit, uitgevoerd door 2-Control, speelt een cruciale rol in hoe Rotaform haar betrouwbaarheid en controle demonstreert aan de buitenwereld. Ondanks de inherente complexiteit en tijdsinvestering van een dergelijk traject, heeft de deskundige en gestructureerde aanpak van 2-Control geleid tot succesvolle jaarlijkse rapportages. Dit versterkt niet alleen het vertrouwen van bestaande klanten, maar positioneert Rotaform ook als een solide en veilige partner in de markt. De prettige en constructieve samenwerking vormt de basis voor dit aanhoudende succes.
