a*s WORKS en 2-Control: ISAE3402 de noodzaak van een betrouwbare financiële administratie en salarisadministratie

De uitdaging: Acute noodzaak onder hoge tijdsdruk

De continuïteit van de ISAE 3402-verklaring kwam eind 2024 onverwacht onder druk te staan. De toenmalige accountant van a•s WORKS kondigde in oktober zijn pensioen aan, waardoor het bedrijf op zeer korte termijn een nieuwe, geschikte partner moest vinden voor de audit over datzelfde jaar. "Dat is heel laat, ja," aldus Harry. De uitdaging was tweeledig: vind een partij die niet alleen de expertise heeft, maar ook past bij de cultuur van a•s WORKS én die in staat is om onder hoge druk een volledig audittraject in enkele maanden te voltooien.

De oplossing: Een weloverwogen keuze voor 2-Control

a•s WORKS benaderde aanvankelijk een andere partij, maar het gevoel was niet goed. "Daar komen we in een soort proces terecht dat helemaal niet bij ons past. Wij zijn geen gemeente. We zijn klein maar fijn met snelle korte lijnen," aldus Harry. De voorgestelde aanpak was te bureaucratisch en sloot niet aan bij de wendbare organisatie.

Op aanraden van hun voormalige accountant kwamen ze in contact met 2-Control. De klik was er direct, mede door een gedeeld verleden met Arno (2-Control) vanuit hun gezamenlijke tijd bij PwC. Dit, gecombineerd met een sterk verhaal en een duidelijke aanpak, gaf de doorslag. Hoewel de investering hoger was dan voorheen, was de noodzaak om door te gaan en het vertrouwen in de aanpak van 2-Control doorslaggevend.

Het proces: Een efficiënte kanteling naar een modern framework

De samenwerking met 2-Control verliep gestructureerd en doelgericht, ondanks de krappe planning.

1. Aftrap en procesanalyse: Na een kennismaking en een aftrapsessie werden de bestaande processen en auditmaterialen doorgelicht. Al snel werd duidelijk dat een kanteling nodig was. De focus verschoof van omslachtige procesbeschrijvingen naar de essentie, met een moderne benadering gericht op risico-identificatie en een helder controlemechanisme.
2. Framework en implementatie: 2-Control leverde een template aan, waarmee a•s WORKS zijn processen opnieuw, vanuit het nieuwe perspectief, kon beschrijven. Vervolgens werd in een gezamenlijke sessie het control framework vastgesteld. "We zijn heel goed meegenomen in het proces," vertelt Harry. "Het denken vanuit het control framework was nieuw voor ons, maar het was een kanteling in positieve zin."
3. Steekproeven en bewijsvoering: Met een helder framework kon Arno de benodigde steekproeven bepalen. De medewerkers van a•s WORKS werden vervolgens aan het werk gezet om de bewijsstukken te verzamelen. Dit gebeurde op een planmatige manier, rekening houdend met de interne piekdrukte. "Het was heel duidelijk wat ze moesten doen," zegt Harry. "Ze zijn goed ontlast en begeleid in het proces."

Het gehele traject, van de start in januari tot de afronding, werd in slechts drie maanden voltooid. "Dat we in zo'n korte doorlooptijd, zeker als je pas in oktober weet dat je aan de slag moet, dit voor elkaar hebben gekregen, daar zijn we ontzettend blij mee."

De resultaten: snelheid, kwaliteit en betere interne controles

De samenwerking met 2-Control leverde a•s WORKS concrete en waardevolle resultaten op:

• Een tijdige ISAE 3402 verklaring: De belangrijkste doelstelling werd ruimschoots gehaald, waardoor de continuïteit richting klanten was gewaarborgd.
• Een gemoderniseerd control framework: a•s WORKS werkt nu vanuit een modern, risicogebaseerd control framework dat beter past bij de huidige tijd en hun organisatie. Processen zijn ingedikt tot de essentie.
• Verbeterde interne borging: De nieuwe aanpak leidde tot kleine maar significante verbeteringen in de interne processen. Harry noemt een voorbeeld: "We hebben een paar celletjes toegevoegd in ons bewakingssysteem. Het dwingt mensen om te noteren dat een controle daadwerkelijk is uitgevoerd. Het helpt ons om onszelf te beschermen, zeker in de snelheid waarin dingen soms moeten gebeuren."

 Waarom a•s WORKS voor 2-Control kiest

Gevraagd naar de kern van de succesvolle samenwerking, benadrukt Harry de deskundigheid en de begeleiding. "Vanuit de deskundigheid van 2-Control zijn we heel goed meegenomen en geholpen om onze processen anders in te richten. De regie was strak, de communicatie helder en de samenwerking efficiënt.”

Als hem gevraagd wordt de samenwerking in een korte quote samen te vatten, is het antwoord direct en veelzeggend:

"Met 2-Control is a*s WORKS nog beter in control."

 Conclusie

De acute uitdaging waar a•s WORKS voor stond, werd door de deskundige, gestructureerde en snelle aanpak van 2-Control omgezet in een kans. Niet alleen werd de essentiële ISAE 3402-verklaring tijdig behaald, maar het proces resulteerde ook in een duurzame modernisering van het control framework. De samenwerking toont aan hoe een goede partner niet alleen een probleem oplost, maar ook blijvende waarde toevoegt aan de organisatie.