Heeft u de autorisaties in Dynamics 365 F&O écht onder controle?
Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) is een krachtig ERP-platform. Maar die kracht brengt ook een complexe autorisatiestructuur met zich mee. Veel organisaties worstelen met vragen als:
-
Wie kan welke data inzien en bewerken in modules als Grootboek, Crediteuren of Projecten? En is dat wel de bedoeling?
-
Hoe zorgen we voor een sluitende functiescheiding (Segregation of Duties)? Een hoofdpijn voor iedere controller en accountant die met F&O werkt.
-
Zijn we wel 'in control' en klaar voor de volgende audit? Onzekerheid over de duizenden standaard rechten en rollen kost tijd en geld.
-
Hoe houden we de autorisaties beheersbaar als medewerkers komen, gaan of van rol veranderen binnen de organisatie?
Een onjuist ingerichte autorisatiestructuur leidt niet alleen tot veiligheids- en compliancerisico's, maar ook tot frustratie bij gebruikers en onnodige inefficiëntie in uw F&O-omgeving.
Onze dienst: Volledige ontzorging van uw F&O autorisatiebeheer
We beginnen bij het fundament: uw unieke organisatie. In interactieve workshops en diepte-interviews met proceseigenaren, afdelingshoofden en sleutelgebruikers duiken we diep in uw bedrijfsvoering. We brengen niet alleen de formele functies in kaart, maar juist de daadwerkelijke taken en verantwoordelijkheden. Bestaande procesdocumentatie wordt geanalyseerd en getoetst aan de praktijk. Deze cruciale eerste stap zorgt ervoor dat we geen generieke oplossing bouwen, maar een autoratiestructuur die naadloos aansluit op uw realiteit en uw specifieke compliance- en frauderisico's adresseert.
De inzichten uit de analysefase vertalen we naar een heldere en logische blauwdruk: de autorisatiematrix. Dit is een voor iedereen begrijpelijk document dat de brug slaat tussen uw business en de techniek van F&O. De matrix definieert de verschillende gebruikersrollen en koppelt deze aan specifieke, afgebakende takenpakketten. We hanteren hierbij strikt het 'least privilege' principe, wat betekent dat gebruikers uitsluitend toegang krijgen tot de data en functionaliteit die absoluut noodzakelijk zijn voor hun werk. Dit document dient als het centrale punt van waarheid en wordt door u goedgekeurd voordat we starten met de bouw.
Hier zetten onze F&O-specialisten het goedgekeurde ontwerp om in een werkende configuratie. We bouwen de beveiligingsrollen op maat door de juiste Duties (taken) en Privileges (rechten) te combineren. Bewust mijden we de te ruime standaardrollen van Microsoft, omdat deze vaak een bron zijn van onnodige risico's. Door een granulaire, op maat gemaakte structuur te bouwen, zorgen we voor een schone, veilige en efficiënte omgeving. Dit is het precisiewerk dat het verschil maakt tussen een standaard en een professionele inrichting.
Een autorisatiestructuur is pas geslaagd als deze in de praktijk feilloos werkt. In de testfase valideren we, samen met de door u aangewezen sleutelgebruikers, of de theorie klopt met de praktijk (User Acceptance Testing). We toetsen concrete scenario's: "Kan de inkoper een bestelling plaatsen, maar niet de bankrekening van de leverancier wijzigen?". Tegelijkertijd controleren we of de geïmplementeerde functiescheiding (SoD) conflicten effectief blokkeert. We gaan pas live als u én uw gebruikers de zekerheid hebben dat de processen soepel lopen en de controles werken.
Ons doel is om u volledig zelfredzaam te maken. Na de livegang zorgen we voor een warme overdracht met uitgebreide en heldere documentatie, inclusief de autorisatiematrix en gedetailleerde rolbeschrijvingen. We trainen uw applicatiebeheerders in het dagelijks beheer, zoals het correct toewijzen van rollen aan nieuwe medewerkers of het afhandelen van wijzigingsverzoeken. Zo borgen we de kennis binnen uw eigen organisatie en bent u verzekerd van blijvende controle, ook in de toekomst.
De voordelen van een professionele F&O inrichting
Een door 2-Control ingerichte autorisatiestructuur levert direct concrete voordelen op:
✓ Waterdichte Beveiliging: Bescherm uw kritieke financiële en operationele data en minimaliseer het risico op datalekken.
✓ Audit-Proof & Compliant: Voldoe aantoonbaar aan wet- en regelgeving zoals de AVG en de eisen van uw accountant.
✓ Gewapend tegen Fraude: Een waterdichte functiescheiding (SoD) is uw eerste verdedigingslinie tegen interne fraude.
✓ Verhoogde Productiviteit: Gebruikers werken sneller en maken minder fouten in een schone, op hun rol toegesneden F&O-interface.
✓ Optimale Licentiekosten: Door taken en rechten slim toe te wijzen, zorgt u dat u niet betaalt voor licenties (Operations, Activity, Team Member) die uw gebruikers niet nodig hebben.
Waarom 2-Control?
Autorisaties inrichten in F&O kunt u zelf doen, maar onze expertise is uw garantie voor succes. Wij combineren diepgaande kennis van Dynamics 365 Finance & Operations met jarenlange ervaring in audit en security. Wij snappen de techniek én de business case.
-
F&O Specialisten: Onze consultants ademen Dynamics 365 F&O en security.
-
Bewezen Aanpak: We werken volgens een gestructureerd en helder stappenplan, specifiek voor F&O-implementaties.
-
Partnerschap: We zien onszelf als een verlengstuk van uw team.
